Política Interna de Inscripción y Asignación de Plazas
PROCEDIMIENTO INTERNO PARA INSCRIPCIÓN DE PLAZAS
Gestión administrativa y protección de datos
Responsable del procedimiento: GERMÁN BENITEZ RODRÍGUEZ (SALUDFIT
CANARIAS)
Fecha de aprobación: 17/0772026
Índice de contenido
|1. Objeto |3 |
|2. Ámbito de aplicación |3 |
|3. Principios generales |3 |
|4. Responsabilidades |4 |
|5. Desarrollo del procedimiento |5 |
|6. Comunicaciones contractuales y administrativas |6 |
|7. Desistimiento, renuncia y cancelación |6 |
|8. Conservación y eliminación de datos |7 |
|9. Seguridad de la información |7 |
|10. Incidencias |7 |
|11. Registro y trazabilidad |7 |
|12. Información a las personas solicitantes |8 |
|13. Control y revisión del procedimiento |8 |
|14. Documentación asociada |8 |
|15. Entrada en vigor |8 |
1. Objeto
El presente procedimiento tiene por objeto regular la inscripción en las
actividades organizadas por la entidad.
El procedimiento pretende garantizar:
0. La recogida únicamente de los datos necesarios.
0. Una comunicación clara con las familias o personas solicitantes.
0. La adecuada gestión administrativa de las plazas disponibles.
0. La conservación y eliminación de la información conforme a los plazos
establecidos.
0. La trazabilidad de las actuaciones realizadas.
2. Ámbito de aplicación
Este procedimiento será aplicable a todas las solicitudes de plaza
relacionadas con actividades, servicios, cursos, campamentos, talleres o
programas organizados por la entidad.
Será de obligado cumplimiento para el personal que intervenga en:
0. La gestión administrativa de plazas.
0. La atención a las familias.
0. La organización de las actividades.
0. El tratamiento o acceso a datos personales.
3. Principios generales
3.1. Inscripción
El procedimiento:
0. Inscripción a través de la web
0. Confirmación definitiva de la inscripción con el envío de un correo
electrónico al correo facilitado por el usuario que ha realizado la
inscripción.
0. Archivo, conservación o eliminación de los datos.
3.2. Minimización de datos
Se solicitarán únicamente los datos personales adecuados, pertinentes y
necesarios para la finalidad correspondiente.
3.3. Información y transparencia
La persona solicitante deberá recibir información clara sobre:
0. La finalidad de la recogida de sus datos.
0. Los canales de comunicación que podrá utilizar la entidad.
0. Los plazos para confirmar o formalizar la inscripción.
0. Las consecuencias de no completar el proceso.
0. La conservación y eliminación de sus datos personales.
3.4. Confidencialidad
El acceso a la información quedará limitado al personal que la necesite
para realizar sus funciones.
El personal deberá mantener la confidencialidad sobre los datos de los
menores, familiares, representantes y demás participantes.
4. Responsabilidades
4.1. Personal de atención o administración
Corresponde al personal de atención o administración:
0. Recibir las solicitudes.
0. Comprobar que los formularios están correctamente cumplimentados.
0. Registrar la fecha y el canal de recepción.
0. Verificar la disponibilidad de plazas.
0. Comunicar la disponibilidad o inexistencia de plaza.
0. Solicitar la documentación necesaria para formalizar la matrícula.
0. Registrar la finalización, renuncia o cancelación del proceso.
0. Aplicar los plazos de conservación y eliminación establecidos.
4.2. Responsable de la actividad
Corresponde al responsable de la actividad:
0. Comunicar el número de plazas disponibles.
0. Informar sobre edades, horarios, grupos y requisitos de participación.
0. Validar, cuando proceda, la admisión conforme a los criterios
establecidos.
0. Comunicar cualquier modificación que afecte a las plazas disponibles.
4.3. Responsable de protección de datos o Delegado de Protección de Datos
Le corresponde:
0. Revisar los formularios y cláusulas informativas.
0. Atender las consultas relacionadas con el tratamiento de datos
personales.
0. Asesorar sobre conservación, bloqueo y eliminación de información.
0. Revisar las incidencias o reclamaciones que puedan producirse.
5. Desarrollo del procedimiento
5.1. Inscripción
La persona interesada cumplimentará, a través de la página web, una
solicitud mediante el formulario o canal habilitado por la entidad.
En esta fase se solicitan, con carácter general, los siguientes datos:
0. Nombre y apellidos de la persona solicitante.
0. Nombre o identificación básica del menor o participante.
0. Año de nacimiento, edad o franja de edad.
0. Actividad, grupo o turno solicitado.
0. Número de teléfono o correo electrónico de contacto.
0. Información estrictamente necesaria para comprobar el cumplimiento de
los requisitos de acceso.
5.2. Registro de la solicitud
Cada solicitud deberá registrarse con la siguiente información mínima:
0. Número o referencia interna.
0. Fecha de recepción.
0. Actividad solicitada.
0. Nombre de la persona solicitante.
0. Estado de la solicitud.
0. Canal de entrada.
0. Fecha de la última actuación.
Estados posibles:
0. Inscripción realizada
0. Pendiente de revisión.
0. Pendiente de disponibilidad.
0. Desistida.
0. Cancelada.
0. Finalizada sin matrícula.
5.3. Revisión de la documentación
El personal comprobará que:
0. Los datos obligatorios están completos.
0. Las autorizaciones están firmadas.
0. La información corresponde a la persona participante.
0. Se cumplen los requisitos de acceso.
0. Se ha realizado el pago, cuando sea exigible.
0. No existen documentos pendientes.
En caso de documentación incompleta, se solicitará su subsanación dentro de
un plazo determinado. La ausencia de subsanación podrá dar lugar al cierre
del expediente y a la liberación de la plaza.
5.4. Confirmación definitiva
La Inscripción se considerará formalizada cuando:
0. Se haya aportado la información obligatoria.
0. Se hayan firmado las autorizaciones necesarias.
0. Se haya realizado el pago, cuando proceda.
0. La entidad haya enviado una confirmación expresa.
La confirmación deberá incluir, como mínimo:
0. Nombre de la actividad.
0. Grupo, turno o periodo asignado.
0. Fecha de inicio.
0. Horario y lugar.
0. Información práctica relevante.
0. Canales de contacto.
0. Normas de cancelación o baja.
6. Comunicaciones contractuales y administrativas
La entidad podrá utilizar WhatsApp, SMS, correo electrónico o llamada
telefónica para realizar comunicaciones contractuales y administrativas
relacionadas con la solicitud, la reserva, la inscripción y la
participación en la actividad, utilizando los datos de contacto facilitados
por la persona solicitante.
0. La recepción y tramitación de la solicitud.
0. La subsanación de información o documentación pendiente.
0. La formalización de la inscripción.
0. Los pagos, recibos o incidencias administrativas, cuando proceda.
0. Los horarios, cambios, cancelaciones y demás aspectos organizativos de
la actividad.
0. Las incidencias relacionadas con la prestación del servicio o la
participación en la actividad.
0. Cualquier otra información necesaria para gestionar y ejecutar
correctamente la relación contractual.
El formulario o la cláusula informativa deberá indicar expresamente que los
datos de contacto facilitados podrán utilizarse para remitir estas
comunicaciones mediante WhatsApp, SMS, correo electrónico o llamada
telefónica.
Las comunicaciones se dirigirán exclusivamente a la persona solicitante,
progenitor, tutor o representante autorizado y se limitarán a la
información necesaria para gestionar la relación contractual y prestar el
servicio solicitado.
No se enviarán por estos canales documentos de identidad, datos bancarios
completos, información médica detallada u otra información especialmente
sensible cuando no ofrezcan garantías adecuadas. En esos casos se utilizará
un canal autorizado y seguro.
Las comunicaciones comerciales o promocionales se gestionarán de forma
separada y únicamente se enviarán cuando exista una base jurídica que lo
permita.
7. Desistimiento, renuncia y cancelación
La cancelación de la actividad deberá tramitarse, sin excepción, antes del
día 25 del mes anterior a través de la página web.
El personal deberá registrar:
0. La fecha de la renuncia.
0. La identidad de la persona que comunica la renuncia.
0. La liberación de la plaza.
0. La eliminación o conservación de los datos conforme al apartado
correspondiente.
Cuando la matrícula ya se haya formalizado, se aplicarán las normas de baja
y cancelación de la actividad.
8. Conservación y eliminación de datos
8.1. Solicitudes que no llegan a formalizarse
Cuando una inscripción no finalice con el pago, los datos se conservarán
únicamente durante el plazo necesario para gestionar la solicitud, atender
incidencias o reclamaciones, acreditar las actuaciones realizadas y cumplir
las obligaciones legales aplicables.
Finalizado dicho plazo, los datos serán eliminados o, cuando corresponda
legalmente, bloqueados. Como criterio interno, las solicitudes no
formalizadas se revisarán y eliminarán en un plazo máximo de 1 mes desde
el cierre del proceso, salvo reclamación, obligación legal o causa
justificada.
8.2. Matrículas formalizadas
Los datos de las personas matriculadas se conservarán durante la actividad
y, posteriormente, durante los plazos legales, fiscales, contables,
contractuales o de responsabilidad aplicables.
8.3. Reclamaciones o ejercicio de derechos
Cuando exista una reclamación, una solicitud de ejercicio de derechos o una
incidencia, se conservará únicamente la información necesaria para
gestionar y acreditar la respuesta durante el plazo legal correspondiente.
9. Seguridad de la información
La documentación deberá almacenarse en los sistemas autorizados por la
entidad.
No se permitirá:
0. Guardar documentación en dispositivos personales.
0. Compartir datos mediante cuentas privadas.
0. Descargar información sin necesidad.
0. Mantener copias duplicadas no controladas.
0. Dejar documentación física accesible a personas no autorizadas.
0. Utilizar los datos para finalidades distintas de la gestión de la
actividad.
La documentación en papel deberá conservarse en armarios o espacios con
acceso restringido. La documentación electrónica deberá contar con
controles de acceso, contraseñas y copias de seguridad adecuadas.
10. Incidencias
Se considerarán incidencias, entre otras:
0. El envío de información a un destinatario incorrecto.
0. La pérdida de documentación.
0. El acceso no autorizado a datos personales.
0. La utilización de los datos para finalidades no previstas.
0. La conservación de información durante más tiempo del establecido.
0. La solicitud anticipada de datos innecesarios.
0. La recepción de documentación por un canal no autorizado.
Toda incidencia deberá comunicarse inmediatamente al responsable designado
y, cuando afecte a datos personales, al responsable de protección de datos
o Delegado de Protección de Datos.
11. Registro y trazabilidad
La entidad deberá poder acreditar las principales actuaciones realizadas en
cada solicitud.
El registro deberá reflejar:
0. Fecha de la solicitud.
0. Estado del expediente.
0. Comunicaciones enviadas.
0. Documentación solicitada.
0. Fecha de reserva.
0. Fecha límite de matrícula.
0. Confirmación, renuncia o cancelación.
0. Fecha de cierre.
0. Fecha prevista o efectiva de eliminación.
No será necesario conservar el contenido íntegro de todas las
comunicaciones cuando resulte suficiente registrar la fecha, el canal, el
destinatario y la finalidad.
12. Información a las personas solicitantes
Los formularios deberán incorporar una cláusula informativa sobre
protección de datos que incluya, al menos:
0. Identidad del responsable del tratamiento.
0. Finalidades del tratamiento.
0. Base jurídica aplicable.
0. Destinatarios o categorías de destinatarios.
0. Plazos o criterios de conservación.
0. Posible utilización de correo electrónico, teléfono o WhatsApp.
0. Derechos de las personas interesadas.
0. Datos de contacto para ejercer sus derechos.
0. Información sobre el Delegado de Protección de Datos, cuando exista.
0. Derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control.
13. Control y revisión del procedimiento
El procedimiento será revisado:
0. Al menos una vez al año.
0. Cuando se modifiquen los formularios.
0. Cuando se incorporen nuevos canales de comunicación.
0. Cuando cambien las actividades o los requisitos de inscripción.
0. Cuando se produzca una reclamación o incidencia relevante.
0. Cuando existan cambios normativos o indicaciones del Delegado de
Protección de Datos.
Las revisiones deberán quedar documentadas mediante un control de
versiones.
14. Documentación asociada
Se consideran documentos asociados:
0. Formulario de solicitud de plaza.
0. Cláusula informativa de protección de datos.
0. Modelo de requerimiento de documentación.
0. Registro de inscripciones.
0. Registro de eliminación de datos.
0. Protocolo de gestión de incidencias.
15. Entrada en vigor
El presente procedimiento entrará en vigor en la fecha de su aprobación.
Todo el personal implicado deberá recibir información sobre su contenido y
aplicar las instrucciones incluidas en él desde dicha fecha.